Tuesday, February 3, 2009

Laporan dan Minit Mesyuarat Agung PIBG.





Mesyuarat Agung PIBG merupakan upacara kemuncak tahunan bagi ahli PIBG dan warga sekolah.

___________________________________________

Status Majlis.
Majlis Mesyuarat Agung PIBG adalah majlis PIBG bukan majlis sekolah oleh itu guru-guru yang hadir pada hari tersebut adalah sebagai ahli PIBG. Kadang-kadang hal ini mereka tidak sedari, Ada juga sekolah mengadakan aktiviti tertentu pada hari tersebut, Keadaan itu telah menjadikan majlis tersebut m
ajlis bersama, di mana PIBG menguruskan hal berkaitan dengan Mesyuarat Agung. Manakala pihak sekolah akan mengendalikan aktiviti mereka.

Peranan PIBG hanyalah sebagai penambahbaikan dan membantu pihak sekolah dalam bidang tertentu sahaja, PIBG tidak boleh mentadbir dan mencapuri hal pentadbiran sekolah, Perkara ini jelas diterangkan di
dalam perlembagaannya. ___________________________________________

Penetapan untuk mengadakan Mesyuarat Agung diputu
skan di dalam mesyuarat Jawatankuasa, biasanya agenda mesyuarat AJK adalah seperti berikut.



Agenda Mesyuarat.
1. Ucapan aluan pengerusi.
2.Ucapan ringkas penasihat.
3. Membentang dan menyesahkan minit yang telah l
alu.
4. Perkara-perkara berbangkit.
5. Membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir pada............
6.
Membincangkan Penetapan Tarikh dan Mesyuarat Agung 2009.
7. Membincang usul-usul AJK yang akan dibawa ke Mesyuarat Agung.(jika ada).
8. Membincang dan meluluskan perbelanjaan Mesyuarat Agung.
9. Hal-hal lain.

_______________________________________

Mesyuarat Khas Persediaan Mesayuarat Agung 2009.
(akan diadakan jika perlu)
_________________________________________

Buku Laporan Mesyuarat Agung Tahunan PIBG biasanya mengandungi Laporan Aktiviti Tahunan PIBG, Laporan Majlis Perasmian Mesyuarat Agung , Minit Mesyuarat Agung Tahunan dan Laporan Kemajuan Sekolah.


Gambar Hiasan
_________________________________________

Agenda Mesyuarat Agung. ( sedutan dari perlembagaan )

1) Ucapan Pengerusi;

2) Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu;

3) Membentang dan menerima Laporan Tahunan;

4) Membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan berakhir 31 Disember 2008 - (tahun sebelumnya);

5) Membahaskan usul, jika ada;

6) Pemilihan Jawatankuasa PIBG bagi tahun berkenaan;

7) Pemilihan Juru Audit Dalaman;

8) Ucapan penangguhan/ hal-hal lain.



__________________________________________




Mesyuarat Agung Tahunan.
PIBG. SMK........................
..........................................
Sesi 2008/2009.
(1) Laporan Majlis Perasmian.

1. Ucapan pengerusi. (YDP).
1.1.................................................................................................................... 1.2.................................................................................................................... 1.3................................................................................................................................

2. Ucapan Penasihat PIBG.
2.1............................................................................................................... 2.2.............................................................................................................. 2.3..............................................................................................................

3. Ucapan Perasmian oleh................................................................................. 3.1............................................................................................................ 3.2............................................................................................................. 3.3............................................................................................................ ___________________________________________

(2) Minit Mesyuarat.

Minit Mesyuarat Agung Tahunan.
PIBG. SMK................................
..................................................
Sesi 2008/2009

Tarikh..........................
Masa...........................
Tempat.......................


Kehadiran (Lihat lapiran)

1. Ucapan aluan pengerusi.
1.2..................................................................................................................
1.2..................................................................................................................
1.3.................................................................................................................

2.Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung yang telah lalu.
2.1................................................................................................................
2.2................................................................................................................
2.3................................................................................................................

3.Membentang dan Menerima Laporan Aktiviti Tahunan Sesi 2008 / 2009.
3.1.................................................................................................................
3.2................................................................................................................
3.3...............................................................................................................


4.Membentang dan Mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada 31. Disember 2008.

4.1.....................................................................................................................
4.2.................................................................................................................. 4.3..................................................................................................................

5. Membahaskan usul-usul ( jika ada )
5.1..................................................................................................................
5.2..................................................................................................................
5.3.................................................................................................................

6. Melantik Ahli Jawatankuasa Sesi 2009/ 2010.
( seperti bilangannya di dalam perlembagaan)
6.1.................................................................................................................
6.2................................................................................................................
6.3................................................................................................................

7. Memilih dan melantik ( dua ) Juru Audit Dalaman.
7.1................................................................................................................
7.2............................................
.................................................................... 7.3.................................................................................................................

8.Ucapan Penangguhan.
8.1....................................................................................................................
8.2................................................................................................................... 8.3...................................................................................................................

Mesyuarat ditangguhkan pada......................................................................


Pencatat.
Puan Zuriyah bt Husein.

Minit mesyuarat ini disahkan pada.................................................................

Nama Pencadang:..........................................................................................

Nama Penyokong:..........................................................................................


..............t.t...............................

Yang Di Pertua.

PIBG.SMK................................ ........................................
...............................................................
_____________________________________________

(3) Laporan Tahunan.

Laporan Aktiviti Tahunan PIBG.Sesi 2008 / 2009

(a) Pengetua ( Penasihat ). ..........................................

(b) Senarai Ahli Jawatankuasa Sesi 2008/2009.
1. Yang Di Pertua. ...........................................................................................
2 Naib Yang Di Pertua.
...................................................................................
3. Setiausaha Kehormat.
...............................................................................
4. Bendahari. .................................................................................................

5. Ahli-ahli Jawatankuasa.

1..............................................................................................................
2..............................................................................................................
3............ seterusnya .............................................................................. ...............................................................................................................
...............................................................................................................
............................................................................................................... 11...........................................................................................................


6. Juru Audit Dalam..
1.............................................................................................................. 2...............................................................................................................

7. Pemegang Amanah.
1.................................................................................................................
2................................................................................................................
__________________________________________

(c) Laporan Aktiviti Biro-Biro.

(i) Biro Pendidikan. ................................ ................................................

(ii) Biro Pendidkan Islam. ........................................ .................................

(iii) Biro Keceriaan. ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,................................. ....................

(iv) Biro Sukan. ............................... ............................................................. _________________________________________

(4) Lampiran:

Senarai Kehadiran Mesyuarat Agung Sesi 2007/2008.

1.............................................................................................. 2........................................ .....................................................
3.............................................................................................

4.............................................................................................

5....................................... seterusnya................................... _______________________________________________________

(5) Laporan Pengetua Sekolah.

Laporan ini disediakan oleh pihak sekolah, Laporan tersebut bertujuan menyampaikan maklumat tentang perkembangan semasa sekolah terutamanya mengenai kemajuan kurikulum , ko.kurikulum dan sukan kepada para ahli PIBG ( Waris pelajar ).
_________________________________________

Peringatan:
(1) Tiada "agenda perkara-perkara berbangkit" di dalam Mesyuarat Agung. ( Lojiknya agenda ini tidak sesuai untuk Mesyuarat Agung kerana kehadiran yang ramai boleh menyebabkan mesyuarat berlanjutan dan susah hendak ditangguhkan ).
(ii) Hal-hal lain boleh disatukan dengan ucapan penangguhan.
(iii) Pengerusi Mesyuarat tidak perlu dilantik orang lain untuk mempengurusikan mesyuarat pada hari tersebut kerana Pengerusi ( Yang Di Pertua ) salah satu tugasnya ialah mempengerusikan semua mesyuarat ( Mesyuarat AJK dan Mesyuarat Agung )
(iv) Mesyuarat AJK kali pertama menggunakan Minit Mesyuarat AJK terakhir sesi yang lepas.
(v) Minit Mesyuarat Agung bersambung dengan Minit Mesyuarat Agung.

________________________________________________

Semua contoh minit mesyuarat yang telah dipamerkan itu bukan hanya untuk PIBG sahaja tetapi boleh disesuaikan dengan mana-mana persatuan atau mesyuarat sektor awam sekali pun.

Tiada manusia di dunia ini mendapat ilmu pengetahuan tanpa bantuan dan sumbangan orang lain,

Ilmu yang hidup ialah ilmu yang sentiasa disampaikan atau diamalkan.

_________________________________________________

Paparan ini semestinya mempunyai banyak kekurangan dan kelemahannya, walau bagaimanapun kekuatan yang terdapat padanya boleh dimanfaatkan.


Sekian. Wallahu aklam. ( Allah Maha Mengetahui )

Wassalam.

Shah Alam
03.02.2009.

2 comments:

adhitya said...

saya tidak begitu mengerti ini tentang masalah apa, tapi sepertinya mendalam sekali...

Leenoh said...

Adhitya.
Tidak mendalam pun, cuma sekadar mengikut peraturan dan prosedur turun menurun dari yang tua kepada yang muda.